Beskriver kontrollene og som renholdsleverandørene og bestiller Drammen Eiendom skal gjennomføre (nummeret henviser i hovedsak til et punkt i konkurransegrunnlaget).
14.01 Bestiller og leverandør skal holde hverandre underrettet om hvem som er deres representant, som angis i leveringsavtale og hvilken fullmakt disse har.
14.02 Arbeidet ledes og kontrolleres av leverandørens renholdsledere.
14.03 Leverandør skal dokumentere det kontrollsystem som vil bli brukt hos oppdragsgiver.
14.04 For å holde avtalt renholdsstandard, skal leverandør kontrollere arbeidet regelmessig og utarbeide egen inspeksjonsrapporter i henhold til NS-INSTA 800 (kopi til oppdragsgiver)
14.06 Leverandør skal minst 4 ganger pr. år som ledd i egen intenkontroll vurdere synlig renholdskvalitet, eller målbar renholdskvalitet dersom bestiller/leveringsstedet ønsker dette. Omfang reguleres av NS-INSTA 800. Bestiller og representant for leveringsstedet skal ha anledning til å delta i renholdsleverandørs kontroller. Skriftlige rapporter skal oversendes bestiller og leveringsstedet. Oppdragsgiver kan kreve hyppigere kontroller ved behov.
14.07 Bestiller Drammen Eiendom gjennomfører i egen regi INSTA-kontroll av kvaliteten på renholdet som utføres. Kontrollen uføres som stikkprøvekontroll pr.der et utvalg rom fra respektive kvalitetsprofil trekkes ut for kontroll. Renholdsleverandør og representant for leveringsstedet skal gis anledning til å delta i kontrollene. INSTA-kontrollene utføres 3-4 ganger pr. år.
En godkjent leveranse er en leveranse som står på kontrollene i alle kvalitetsprofilene. Dersom leverandørene faller på kontrollene mer enn to ganger etter hverandre vurderes stopp i betalingen av månedsbeløpet for leveringsstedet. Fra kontrollen utarbeides rapport som gjennomgås på driftsmøte. Kopi av rapportene sendes renholdsleverandør og leveringsstedet.
14.05 Leverandør skal ta initiativ til regelmessige møter med bestiller for å drøfte renholdsforhold. Alternativt tar Drammen Eiendom som bestiller initiativ til driftsmøter. Driftsmøtet drøfter ”ikke-bestått” kontroll, og andre driftsspørsmål. Det skrives referat fra driftsmøtene.
14.08 Bestiller gjennomfører uanmeldt Dekf-befaring til tider som ikke er rett etter utført renhold. Virksomhetsleder inviteres til å ta del ved befaringen, samt til å besvare svare på spørsmål om den utførte kontroll og renholdet generelt (Leder-intervju).
14.09 Ad hoc/brannslukkingsbefaring gjennomføres ved behov. Rapport skrives.
