Resmi belge, dosya ve benzeri kayıtlı evrakı görmeyi talep etme hakkınız vardır. Yasaya dayanan istisnalar dışında belediyedeki tüm dosya belgeleri kamuya aittir. Belge kamuya açık olmasa bile belediye belgenin kısmi ya da tamamen (daha kapsamlı görme hakkı) görülmeye açık olup olmayacağını değerlendirebilir. Belge yalnızca kağıt bazlı değildir, kayıtlı olan her şey prensipte belge kabul edilir. Bununla beraber, veritabanlardaki bilgiler yalnızca basit bir yolla aranabiliniyorsa görebilme hakkı vardır.
Kurum içi belgeleri görebilme talebiniz reddedilebilir ancak ana kural olarak şunları görebilme hakkınız vardır:
- Belediye yönetimine ya da halk oyuyla seçilmiş diğer belediye organlarına ait toplantı gündemleri ve dosya belgeleri
- Belediyenin denetleme kurulu, itiraz denetleme kurulu ya da belediyenin muhasebe işlerine gelen/giden evraklar
- Belgenin ilgili olduğu dosyanın üzerinde bağımsız karar verme yetkisi olan müdürlüğün birimlerine gelen/giden belgeler
Belediye, 100 sayfanın üzerinde tutan bir dosyanın döküm, fotokopi ve gönderme masraflarını sizin ödemenizi talep edebilir. O zaman, 100 sayfanın üzerindeki her bir sayfa için bir kron ve posta masrafının tümünün karşılanması talep edilebilir. Yüksek kaliteli fotokopiler için başka kurallar geçerlidir.
Dosya inceleme
Hizmet kılavuzu – hizmet sunum ve alımlarının nasıl yapıldığıyla ilgili bilgiler
Resmi posta kayıtları, resmi bir kuruma gelen ve giden belge ve evrakların bir listesidir. Bu listede dosya ve belgenin başlığını, belgeyi gönderen ya da alanın isimlerini bulabilirsiniz. Ismarlamayı istediğiniz belgeyi bulduğunuzda, görme hakkınızı kullanmak istediğinizi yazılı ya da sözlü olarak belirtebilirsiniz.
Belediye ayrıca, arşiv sistemi içersinde belgeyi bulma konusunda size yardımcı olmakla yükümlüdür.
Onu yönetmek için gereken zamanı
Görme hakkı talebiniz en kısa sürede karara bağlanmalıdır. Bu, ya aynı günde ya da 1-3 iş günü içersinde gerçekleşebilir. Belediye talebinizi aldıktan 5 iş günü içersinde size cevap vermzse, bu talebiniz reddedilmiş anlamına gelir.
İtiraz olanağı
Talebiniz reddedilirse, belediye red kararını gerekçelendirmekle yüküklüdür. Belediye ayrıca itiraz hakkınız ve itirazın son tarihi hakkında sizi bilgilendirecektir. İtiraz mercii valilik olsa da itirazınız belediyeye gönderilir. Belediyenin talebinizi aldıktan sonraki beş iş günü içersinde sizi cevaplandırmadığı durumlarında da itiraz etme hakkınız doğar. Bu, size red cevabı verilmiş olarak kabul edilir.
İtirazınız en kısa sürede karara bağlanmalıdır. İtirazınızın incelenmesiyle bağlantılı olarak valilik, yasanın tanıdığı daha kapsamlı görebilme hakkına dayanarak belgenin ya tümünün ya da kısmi şekilde kamuya açık olmasına karar verebilir.
