Det har i det senere vært oppmerksomhet rundt personvern i forhold til opplysninger ulike offentlige myndigheter har om enkeltpersoner.

Blant annet har det blitt pekt på at personalmapper og elevmapper i en periode i begynnelsen av januar i år lå åpent tilgjengelig for alle brukere av det nye saks- og arkivsystemet som er innført i Drammen, Svelvik og Nedre Eiker kommuner.

Nytt saks- og arkivsystem

De tre kommunene skal slås sammen neste år, og det var i forbindelse med innføring av et nytt saks- og arkivsystem i de tre kommunene at feilen oppstod.

Løsningen ble tatt i bruk 2. januar. Produksjonen av saker og dokumenter i løsningen frem til 11. januar, når avviket ble kjent og lukket, var begrenset. Antall ansatte som faktisk hadde benyttet løsningen på tidspunktet var også relativt lavt sammenlignet med de totale antallet ansatte.

Ansatte som brukte løsningen i perioden kunne gjennom søkefunksjonen få treff i saker og dokumenter som de ikke normalt skulle kunne søke opp, og således kunne se av saks- og dokumenttitler at de underliggende dokumentene var av en karakter som de ikke skulle se.

I noen tilfeller ville de også kunne åpne enkeltdokumenter og lese innholdet. Vi har ingen indikasjoner på at dette har vært gjort i denne perioden, men kan per nå heller ikke utelukke at det har skjedd.

Digitaliseringsprosjekt

De tre kommunene ruller i disse dager ut et stort digitaliseringsprosjekt som skal gi innbyggere og ansatte adgang til nye og sikrere tjenester. I dette arbeidet har personvern og sikkerhet stått sentralt. Det er iverksatt en rekke tekniske sikkerhetstiltak som har fungert etter planen.

I tilfeller hvor det underveis er avdekket usikkerheter eller avvik knyttet til behandlingen av personopplysninger, er det innført både tekniske og organisatoriske strakstiltak, så vel som langsiktige tiltak, som ivaretar personvernet på en hensiktsmessig måte.

Nye regler siden mai

Siden 25. mai har kommunene fulgt nye personvernregler. Det betyr at kommunen selv skal identifisere, dokumentere og lukke avvik, og rapportere disse til Datatilsynet. Dette er en viktig del av kvalitetsarbeidet og er en arbeidsmåte lovgiveren ønsker.

En rekke tiltak er satt i gang allerede, og arbeidet vil fortsette i overgangen til nye Drammen. De tre kommunene har alle satt arbeidet med personvern og sikkerhet høyt på sin dagsorden.