Drammen kommune har utarbeidet felles retningslinjer for bruk av tolk, tolke- og oversettelsestjenester som skal gjelde for alle kommunale virksomheter og andre kommunale foretak.

Den enkelte virksomhet har ansvar for å følge lover, forskrifter og andre myndighetskrav.

Retningslinjer skal implementeres som del av kvalitetssystemet ved alle virksomheter og foretak.

Mangfold og inkludering er et satsingsområde i Drammen kommune. Offentlige tjenester som er tilpasset mangfoldet i befolkningen er en forutsetning for å sikre at alle, uansett bakgrunn og forutsetninger, får like muligheter i samfunnet.

Tjenestemenns plikt til å kommunisere med partene i saken er nedfelt i forvaltningsloven.
Å bruke tolk er nødvendig for at fagpersoner til tross for språkbarriere skal kunne overholde sin plikt til å gi informasjon og veiledning i henhold til gjeldende lover og forskrifter.

Brukere med minoritetsbakgrunn som ikke kan kommunisere på en tilfredsstillende måte, skal ha samtale ved hjelp av tolk i deres møte med kommunale virksomheter og andre kommunale foretak. Tilsvarende bør skriftlige dokumenter (for eksempel standardbrev, meldinger og skjemaer) som sendes til brukere være tilgjengelig på flere språk.

Formål

Formålet med felles retningslinjer for Drammen kommune er å beskrive hvorfor og
hvordan tolk, tolke- og oversettelsestjenester skal benyttes i kommunen for å imøtekomme lovkravene. Alle virksomheter er forpliktet til å oppfylle lovkravene og til å ivareta informasjonsplikten, individets integritet og menneskeverd (Forvaltningsloven § 11 og 17). Retningslinjene skal derfor danne grunnlag for rutiner og prosedyrer ved den enkelte virksomhet.

Ansvar og oppfølging

Rådmannen har hovedansvaret for implementering, oppfølging og endring
av retningslinjene for bruk av tolk, tolke- og oversettelsestjenester, samt at alle i den enkelte virksomhet er kjent med innholdet i retningslinjene. Virksomhetene skal kreve tjenester med høy kvalitet fra tjenesteleverandørene.

Tolkebrukerne bør være kjent med følgende punkter:

  • Ved første møte med det offentlige skal brukernes behov for tolk avklares og journalføres
  • Den enkelte virksomhet har ansvaret for interne rutiner for kartlegging av behovet og bestilling av tolk
  • Den enkelte virksomhet har ansvaret for å vurdere hvilke dokumenter som bør være tilgjengelig på andre språk og sørge for at disse blir oversatt
  • Tolk med dokumenterte kvalifikasjoner fra tolkeutdanning og/eller statsautorisasjonen bør alltid foretrekkes. I tilfeller der språk eller andre forhold gjør at en tolk med utdanning og/eller autorisasjon ikke er tilgjengelig, skal det alltid tilkalles tolk som oppfyller minstekravet for å stå registrert i Nasjonalt tolkeregister. Nasjonalt tolkeregister er tilgjengelig på www.tolkeportalen.no og gir oversikt over tolkers formelle kompetanse i tolking mellom norsk og andre språk
  • Ektefelle, andre slektninger, venner, naboer, kollegaer, medpasienter og andre medarbeidere (som er ansatt med andre arbeidsoppgaver) skal ikke brukes som tolk
  • Barn og unge skal ikke brukes som tolk under noen omstendigheter. Barn og unge har ikke forutsetninger for å gå inn i en slik voksenrolle, og en slik løsning vil snu om på rollene for barn og foreldre. Dette kan ha store konsekvenser for den aktuelle familien
  • Telefontolk anbefales ikke, men kan benyttes ved spesielle hendelser, f.eks ved akutte hendelser der personlig oppmøte ikke er mulig pga tid, der tolk med det aktuelle språk ikke er tilgjengelig på annen måte eller for formidling av korte beskjeder. Tolking via videokonferanse bør i slike tilfeller heller vurderes dersom muligheten er tilstede
  • I samarbeid med leverandøren bør tolkebrukeren sikre at det ikke oppstår habilitetsproblemer
  • Tolkebrukeren må lære hvordan man skal nyttiggjøre seg tolken på best mulig måte
  • Informèr brukeren om at du er pålagt å bruke tolk for å utføre ditt arbeid på en skikkelig og profesjonell måte. Det skal informeres om at tolkene har taushetsplikt og at brudd på denne er ulovlig