Nøkkeltall

Virksomheten

Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget får sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Å tilfredsstille kontrollutvalgets behov vil minimum si at utvalget må ha bistand slik at lovpålagte saker er forsvarlig utredet. Kravet til forsvarlig saksbehandling er det samme for kontrollutvalgets administrasjon, som for kommunen. De fleste kontrollutvalg arbeider med kontrollformer som går ut over minstekravet i kommuneloven. Kontrollutvalgssekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og revisor.

Oppgavene som Viken kontrollutvalgssekretariat (Vikus) utfører er i stor grad bestemt av kontrollutvalgenes aktivitet, og kan oppsummeres med følgende:

  • 1. Administrasjon:
    Sekretariatet har bl.a ansvaret for å oppfylle kontrollutvalgets arkivplikt, oppdatere egne/utvalgenes nettsider og oversender til kommunenes nettsider. Vikus benytter elektronisk sak- arkivsystem, noe som sikrer sikker oppbevaring av taushetsbelagt informasjon. Selskapet oppretter egen nettside hvor også kontrollutvalgene får egen side i løpet av høsten.
  • 2. Saksbehandling:
    Vikus forbereder, saksutreder og kvalitetssikrer sakene og følger opp at kontrollutvalgenes vedtak blir iverksatt. Sekretariatet sørger for at sakene er forsvarlig utredet og opplyst. Forsvarlighetskravet til kontrollutvalgssekretariatet er det samme som rådmannen/kommunedirektøren er underlagt.
  • 3. Utredning:
    Vikus gjør egne undersøkelser (som ikke er revisjon) etter bestilling fra utvalgene. Sekretariatet lager plan for forvaltningsrevisjon og plan for eierskapskontroll. Vi utarbeider overordnet risiko- og vesentlighetsvurdering (ROV) for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll for om lag halvparten av kontrollutvalgene i eierkommunene. I de øvrige kommunene er det revisor som utarbeider ROV. Det er uansett leverandør kontrollutvalget som bestiller ROV. Vikus utreder valg av revisjonsordning og foretar eventuell konkurranseutsetting av hele eller deler av revisjonsoppdrag der dette er aktuelt.
  • 4. Møteavvikling - møtegjennomføring:
    Vikus står for innkalling til møtene og fører protokoller, inviterer andre deltakere og tilrettelegger møtene. Møtedokumentene publiseres elektronisk, slik at medlemmene kan navigere lett mellom sakene på alle plattformer.
  • 5. Rådgivning:
    Sekretariatene er en viktig faglig ressurs og diskusjonspartner for kontrollutvalgene både før, under og mellom utvalgsmøtene. Særlig i spørsmål om habilitet og møteoffentlighet er vår erfaring at utvalgene trenger veiledning.
  • 6. Koordinering/bindeledd:
    Sekretariat er kontrollutvalgenes operative ledd. Vikus står for dialogen med rådmannen/kommunedirektøren og revisjonen på vegne av utvalget og sørger for effektuering og oppfølging av utvalgenes saker.

Selskapets formål

Selskapets formål er å levere sekretariatstjenester for kontrollutvalg for deltakerne i tråd med gjeldende lov og forskrift. Selskapet kan utføre tilsvarende oppgaver for andre bestillere innenfor rammene i anskaffelsesregelverket.

Mål med eierskapet

Selskapet dekker deltakernes behov for å stille en sekretariatsløsning til disposisjon til kontrollutvalgene. Dette er en tjeneste som utvalgene har behov for i varierende grad, fra om lag 200 til 700 timer pr år. Det er derfor rasjonelt å organisere dette som et interkommunalt samarbeid. På denne måten får deltagerne robuste tjenester med bred fagkompetanse til en kostnad som er konkurransedyktig. Vikus er et profesjonelt sekretariat, som har god kompetanse på kommunal forvaltning og tjenesteyting. I tillegg har Vikus god rolleforståelse knyttet til kontrollfunksjonen og kan veilede kontrollutvalget i så vel slike som i faglige spørsmål.

Kontrollutvalgenes arbeid er essensielt for å oppnå en velfungerende egenkontroll i den enkelte kommune. En god egenkontroll styrker innbyggernes tillit, og er viktig for å sikre effektiv og riktig bruk av ressursene. Kontrollutvalgets sekretariat er en avgjørende ressurs for at kontrollutvalget skal kunne fylle sin tiltenkte rolle i kommunenes egenkontroll. Kontrollutvalgenes arbeid har fått økt betydning og oppmerksomhet de siste årene, noe som også påvirker sekretariatets arbeid.

Kort om

  • Org.nummer: 898 704 303
  • Stiftelsesår: 2012 for Romerike kontrollutvalgssekretariat. 2020 for Viken kontrollutvalgssekretariat
  • Drammen kommunes eierandel: 9%
  • Øvrige eiere: Lillestrøm, Lørenskog, Ullensaker, Ringerike, Kongsberg, Lier, Eidsvoll, Nittedal, Nes (Akershus), Ås, Nesodden, Øvre Eiker, Rælingen, Vestby, Aurskog-Høland, Frogn, Modum, Nannestad, Enebakk, Hole, Gjerdrum, Hol, Sigdal, Hurdal, Flesberg, Nore og Uvdal, Krødsherad, Rollag, Flå.
  • Antall ansatte: 6
  • Aksjekapital: Egenkapital 800 000 kroner
  • Nettside under utarbeidelse

Ledelse og styre

Daglig leder: Mona Moengen

Styre: Vibeke Resch-Knudsen (leder), Karianne Husemoen, Øystein Slette.